Amikor egy szervezet rövid vagy hosszú távú tárolást igénylő dokumentációt halmoz fel, akkor azt rendszerezni kell, és puha vagy kemény borítójú mappákat kell összetűzni. Minden egyes esetnek megvannak a maga követelményei az archívum kialakításához és a munkák sorrendjéhez, mivel ezen a területen nincsenek szigorú jogszabályi előírások. Meghatározza azonban azokat az alapelveket, amelyeket a tapasztalt ügyintézők általában betartanak.
Szükséges
- - fekete ólomceruza;
- - irodai awl (vagy UPD eszköz);
- - bilincs;
- - varrótű;
- - zsinór vagy nejlonszál;
- - olló;
- - egy fehér papírlap;
- - írószer-ragasztó;
- - borító.
Utasítás
1. lépés
Miután megvizsgálta a dokumentáció értékét, számozza meg, ha sorszámot (időrendben) tesz az egyes lapok jobb felső sarkába fekete ólomceruzával. Kezdje az első megfordítással; a tartalmazott dokumentumok címlistáját és az utolsó oldalt nem kell számozni. Ügyeljen arra, hogy a számok ne kerüljenek a szövegbe.
2. lépés
Készítsen két furatpárt egy speciális íróasztallal az egyes dokumentumok bal margójának közepén. Annak megakadályozására, hogy a papírköteg széthulljon, rögzítse bilincsben. Rendszerint az ügyintézők lyukakat helyeznek el egy függőleges vonalban, és minden lyuk között legalább 3 cm-t hagynak. Ha a lap keskeny margóval rendelkezik, akkor fehér csíkot ragaszthat a szélére.
3. lépés
Használjon speciális gépet a dokumentumok villogásához (UPD). Ez jelentősen csökkenti a munkáját, mivel ezzel az eszközzel egyszerre 10 cm vastag dokumentumköteget átszúrhat. Gondosan olvassa el az utasításokat, és gondosan dolgozzon - a fúrógép nagyon felmelegszik.
4. lépés
Kezdje el a mappa varrását egy speciális bankfonál vagy erős nejlonszál és egy varrótű segítségével. A biztonságos elkötelezettség érdekében kétszer villogtassa az archívumot. Húzza át a zsinór laza "farkait" (kb. 5-6 cm) a "könyv" varratos oldalán lévő középső lyukon és készítsen egy erős csomót.
5. lépés
Vágjon egy kört (kb. 4 cm átmérőjű) vastag fehér papírból, és ragassza rá a csomót. Használjon szokásos írószer-ragasztót. Fogja meg a matricát pecséttel, tegye alá a tanúsító aláírást és a dátumot. Ha a mappát már rögzítették megerősítő oldal nélkül, akkor megengedett a borító belső oldalára illeszteni.
6. lépés
Csúsztassa a fűzött mappát egy speciális borítóba, vagy géppel kösse össze a dokumentumokat. Hosszú távú archiváláshoz ajánlott kemény borítást választani, más esetekben karton "ruhák" vagy vastag bevonatos papírból is megfelelőek. Mindenesetre üzleti nyomtatási terméknek kell lennie, amelyet a vállalati stílusnak megfelelően terveztek.
