A könyvelési nyilvántartások vezetése meglehetősen fárasztó feladat. Bizonyos típusú szerződésekről számlákkal ellátott mappákat legfeljebb tíz évig kell a szervezetben tartani, ezért azokat be kell nyújtani, hogy bármikor megtalálják a szükséges dokumentumot.
Utasítás
1. lépés
Számlavezetési napló vezetése. Adja meg ott a benyújtani kívánt dokumentumok összes számát. A legjobb, ha ezt elektronikus úton, egy speciális programban vagy egy szokásos Excel táblázatban végzi. Írja be a dokumentum számát (általában vegyes - numerikus és numerikus) és annak dátumát. Időről időre vigye át az adatokat lemezekre, hogy számítógépes meghibásodás esetén az archívum ép és biztonságos maradjon.
2. lépés
Hozzon létre több számlakönyvet, ha egynél több jogi személy van a vállalatban. Dokumentum elkészítésekor azonnal adja meg a megfelelő számot. Alkalmazzon egyezményeket. Például jelölje meg a JSC "Zolotaya Antelope" számára kiállított számlákat 123-ZA-ként, és a "Padishah" JSC-nél 123-P-ként. Feltétlenül adja meg annak a szerződésnek vagy megállapodásnak a számát, amelyhez ez a számla készült.
3. lépés
Vigye a benyújtandó számlát. Ütítsen két lyukat lyukasztóval. Illessze be a dokumentumot egy mappába. Használjon nagy teherbírású kötőanyagokat az értékpapírok gyűrődésének elkerülése érdekében. Ne tömje őket túl szorosan.
4. lépés
A második tárolási módszer fájlmappákban található. Vegye át az átlátszó borítót, és helyezze bele a számlát. Helyezze a dossziét egy iratgyűjtőbe és rögzítse speciális tartókkal.
5. lépés
Jelölje meg az egyes mappákat. Vegye figyelembe, hogy mely jogi személy számlákat tárolja ott. Írja le azt az időszakot, amelyre a dokumentumokat gyűjtötték.
6. lépés
Kérjük, három évnél régebbi számlákat küldjön a raktárba. Hajtsa be a mappákat könnyen lélegző kartondobozokba. A falakon tüntesse fel a belső kötőanyagok számát és azt, hogy mely jogi személyhez tartoznak. Abban a programban, amelyben regisztrálja a dokumentumokat, jelölje meg, hogy melyiket küldték el a raktárba. Szükség esetén mindig lehetőség van az archívum átvételére és a szükséges papírok megtalálására.
