Gyakran fordulnak elő olyan esetek, amikor harmadik féltől származó szervezetek, a vállalkozás jelenlegi vagy volt alkalmazottai és más állampolgárok kérésére ki kell állítani a belső használatra szánt főbizonylatból egy bizalmas jellegű információt tartalmazó kivonatot. Az ilyen dokumentumok elkészítésére külön követelmények vonatkoznak.
Utasítás
1. lépés
Vegye ki az eredeti dokumentum eredeti példányát, és válassza ki a másolni kívánt és az utasításba továbbítandó töredékeket. A pontos idézés a kivonat elkészítésének fő követelménye. Az ilyen dokumentumok számára nincs külön forma, itt kövesse az irodai munka általános szabályait, amelyek az üzleti dokumentációk végrehajtását szabályozzák. Sokkal fontosabb a kivonat tartalma, amelynek kötelező információkat tartalmazó blokkokból kell állnia.
2. lépés
Először tegye a dokumentum nevét a lap felső közepére röviden a téma, a dokumentum lényege. Ezután válassza ki és másolja a fő dokumentum azon részét, amely tartalmazza a kezdeti részleteket (a cég neve, az esemény dátuma és helye, a résztvevők száma stb.) Töltse ki a kivonatokat úgy, hogy a közvetlenül feltett kérdésre (az ülés napirendi pontjai stb.) vonatkozó szövegtöredéket helyez el, megjelölve annak sorszámát. az eredeti dokumentum rendelkezésére.
3. lépés
Most keressen meg és másoljon le egy szöveget, amely leírja a kérdés megvitatásának menetét (ha van ilyen) és az erről hozott döntést. Helyezze be az idézetet az utasításba, ne felejtse el az ott szereplő fő dokumentum számozását feltüntetni. Ide tegye az eredetit aláíró felelős személyek nevét, kezdőbetűit és beosztását.
4. lépés
Ellenőrizze az ilyen műveletek végrehajtására jogosult személyek kész kivonatát. Leggyakrabban a szervezet titkára vagy a személyzeti tiszt. Itt a kivonatot az eredeti dokumentum alapján ellenőrizzük, hogy pontosan megegyezik-e. Összegzésképpen: a nyilatkozatnak tartalmaznia kell az „Igaz” szót, meg kell írni a felelős személy aláírását (zárójelben dekódolással), meg kell jelölni az okmány igazolását, dátumát és idejét.
