A fac simile kifejezés latinul azt jelenti, hogy „tetszik”. A fax aláírás egy közhely pecsét vagy bélyegző formájában, amelyen annak a személynek a kézzel írt aláírása, aki a vállalkozás vagy szervezet előírásai szerint aláírja a dokumentumokat, a lehető legnagyobb megbízhatósággal vágódik le a tükörben kép.
Mire szolgál a fax aláírás?
A vezető vagy más felelős tisztviselő kézírásos aláírásának mechanikus analógját - fax aláírást - számos vállalkozás és szervezet irodai munkájában használják. Erre akkor lehet szükség, ha maga az aláírás tulajdonosa hiányzik, ha valamilyen sürgős dokumentumot kell elkészíteni, és emellett maga a tulajdonos is felhasználhatja azt, akinek egész papírhalmokat visznek aláírás céljából. Ennek ellenére számos okból kifolyólag kockázatos a fax-aláírások széles körű használata a pénzügyi, gazdasági, jogi és adójogi jogviszonyokban.
Gyakran előfordulnak olyan esetek, amikor az ügyvezető faxpecsétje gátlástalan alkalmazottak kezébe került, ezért 2004-ben az adó- és illetékügyi minisztérium 18-0-09 / 000042. Sz. Levele "A fax használatáról" aláírás "világosan meghatározta azokat az eseteket, amikor használata szigorúan tilos … E levél szerint a fax aláírást nem teszik fel, és nem tekinthető érvényesnek a különféle meghatalmazások, számlák, fizetési és egyéb pénzügyi dokumentumok esetében. A levél meghatározza azokat az eseteket is, amikor a faxok használatát elfogadhatónak tekintik.
Ha a szervezet biztosítja a faxok használatát, ki kell jelölni egy munkatársat, aki felelős a tárolásáért, és ezt a felelősséget rögzíteni kell munkaköri leírásában.
Amikor fax aláírás használható
Az aláírás faxmintás lenyomata felhasználható a polgári jogi kapcsolatokban, ebben az esetben használatát az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 160. cikkének 2. szakasza szabályozza. Megállapítja, hogy az ilyen aláírás érvényességének feltétele a törvényben meghatározott esetek kivételével a felek egyszerű megállapodása lehet. Ez azt jelenti, hogy amikor a tranzakció megkötésekor a faxok használatát tervezik, a feleknek további megállapodást is kell kötniük erről.
A fax aláírások használatáról szóló megállapodásban feltétlenül meg kell határozni annak érvényességi idejét.
Ez a megállapodás csak egy adott ügyletre vonatkozhat, vagy kikötheti az összes későbbi ügyletet, amelyet a szervezet az adott partnerrel meg kíván kötni. Feltétlenül sorolja fel a megállapodás azon dokumentumtípusait, amelyekre a normái vonatkoznak. A megállapodáson kívül a szervezet vezetőjének biztosítania kell, hogy ezt a faxbélyeget szigorúan rögzítsék és ellenőrizzék. Végzésével kinevezi azokat a személyeket, akiknek joguk van a fax aláírás használatára, meghatározza a dokumentáció típusait, ahol azok felhasználhatók, és felsorolja az azok biztonságát biztosító intézkedéseket és intézkedéseket.
