A telefonhogram a telefonon szóbeli úton továbbított dokumentumok általános nevét jelenti. Szolgáltatási információk továbbítására szolgál, általában vészhelyzetekben, amikor a címzettet sürgősen értesíteni kell valamiről, üzenetet kell küldeni, meghívót kell küldeni.
Szükséges
írószer, fogadó telefonszámok, kimenő levelek naplója, telefonos kommunikáció
Utasítás
1. lépés
Készítse elő a telefonos üzenet szövegét. Röviden mondja el az üzenet lényegét, a javasolt szöveghossz legfeljebb 50 szó. Ha a telefonos üzenet egy olyan esemény megjelölését tartalmazza, amelyre a jövőben sor kerülhet: találkozó, találkozó, aktus elkészítése stb., Akkor feltétlenül jelölje meg az esemény konkrét helyét és idejét.
A szöveget úgy kell megfogalmazni, hogy kizárja a kettős értelmezés lehetőségét.
2. lépés
Készítsen telefonon telefonos üzenetet a fej fejéből való levél elkészítésének szabályai szerint. Így a szöveges dokumentumhoz hozzá kell rendelni a szükséges adatokat: egyedi számot és az összeállítás dátumát. A telefonos üzenetet az a személy írja alá, akinek a nevében továbbítani fogják.
3. lépés
Határozza meg a telefonos üzenet címzettjét. Ha több címzett van, az üzenet szövegén kívül készítsen egy listát a címzettekről. Az ilyen listát külön lapra állítják össze, amely tartalmazza azoknak a szervezeteknek a nevét, amelyeknek a telefonos üzenetet és a megfelelő telefonszámokat el kell küldeni.
4. lépés
Regisztrálja a telefonos üzenetet a kimenő levelezési naplóba. Ha egy telefonos üzenet ritka esemény a munkafolyamatban, akkor egy általános napló segítségével regisztráljon. Abban az esetben, ha rendszeresen igénybe veszi ezt az információátviteli módszert, indítson külön naplót a telefonos üzenetekhez, így kényelmesebb lesz a navigáció.
5. lépés
Hívja a címzettet és kérjen telefonos üzenetet. Tudja meg és jegyezze fel a telefonos üzenetet fogadó személy helyzetét, vezetéknevét, nevét és védőszavát.
6. lépés
Mondja el az előfizetőnek:
- annak a személynek a beosztása, vezetékneve, neve, családneve, akinek nevében a telefonos üzenetet elküldik;
- beosztása, vezetékneve, neve, védjegye és telefonszáma.
Diktálja a telefonos üzenet szövegét. Miután elküldte a szöveget, kérje meg az előfizetőt, hogy olvassa el újra a telefonüzenetet annak rögzítésének helyességének ellenőrzése érdekében.
7. lépés
Tudja meg az előfizetőtől a telefonüzenet bejövő regisztrációs számát, írja le.
