Egyes tevékenységi területek megkövetelik az áruk, termékek és dokumentumok rendszerezését. A kártyafájl nemcsak a gyártásban használható. Hasznos lehet például egy bélyegeket vagy érméket gyűjtő személy vagy egy virágüzlet számára. Általánosságban elmondható, hogy bárhol is kell megtalálni a megfelelőt sok objektum nagy sora között.
Utasítás
1. lépés
A fájlban található információknak könnyen hozzáférhetőknek kell lenniük, függetlenül az adattároló méretétől. Ezért bontsa az egész kötetet blokkokra, például ábécé sorrendben vagy dátum szerint. Ez segít rövid idő alatt megtalálni a szükséges információkat (kártyát).
2. lépés
A fájl összes bejegyzésének rendezettnek kell lennie. Például, ha a neveket kézzel írják, akkor érthetőeknek kell lenniük, foltok nélkül, mert ez megnehezíti a szükséges információk megtalálását.
3. lépés
A fájlt egy kijelölt helyen kell tárolni, például rackben. A dobozoknak meg kell egyezniük a kártyák méretével. Feltétlenül készítsen leltárt a tartalomról, hogy ne kelljen folyamatosan végiglapoznia a felesleges adatokat. Amint az adatok feltöltődnek, írja be az információkat a leltárba.
4. lépés
A kártya index elemeiben (kártyák, akták stb.) Található keresési jeleket szigorúan rendszerezni kell. Például, ha ez egy virágkártya-index, akkor a keresési jeleket ("kulcsokat") minden elemben ugyanúgy kell megjeleníteni. Ehhez hozzon létre egy "csontvázat" a keresési elemről.
5. lépés
Tegyük fel, hogy össze akarsz állítani egy virágindexet. Mindegyikük különböző tulajdonságokkal rendelkezik, de számos azonos elemből állnak: virágzat, szár, levél, gyökér stb. Ennek megfelelően ezeket az elemeket a "csontvázban" kell tartalmazni. Például a neve "Napraforgó", a virágzat alakja "Kerek", a színe "Sárga" stb.
6. lépés
Az adatgyűjtéshez csatolni kell a "Keresési kritériumok listáját". A hétköznapi kártyákból álló archívumban szöveges dokumentum lehet; virtuális archív űrlaphoz - legördülő lista, amelyből a felhasználó kiválaszthatja a szükséges jelet. Ha elektronikus irattárat tart, feltétlenül hozzon létre felvételt egy cserélhető lemezen, mert a merevlemez bármikor kiéghet.
