A gépírási szakmák többsége számítógépes ismereteket igényel. A szakembereknek ismerniük kell a Word szerkesztő összes funkcióját, különösen azt, hogy mire van szükség és hogyan formázzák a dokumentumot.
Miért kell tudni helyesen formázni a szöveget?
Csak a billentyűzet segítségével gépelt dokumentum úgy néz ki, mint egy mondatgyűjtemény, amelyben nehéz felfogni a szerző fő gondolatát, valamint nyomon követni az érvelés logikáját. Az olvasás és a memorizálás megkönnyítése érdekében a Word szerkesztő és más hasonló programok szöveges formázást biztosítanak, beleértve a bekezdések lebontását, a piros vonal kiemelését, a behúzások és kiemelkedések, oszlopok, táblázatok, listák és néhány egyéb pont jelenlétét.
A dokumentum formázásának privát árnyalatai
A dokumentum több logikailag teljes részre történő felosztásának fő módja a bekezdések jelölése, amelyet az Enter gomb megnyomásával lehet végrehajtani. Az olvashatóság megkönnyítése érdekében minden bekezdést piros vonallal - behúzással kell kezdeni, amely kétféleképpen történik. Optimális mérete 1,25 cm, és pontosan ennyit kell mozgatni az egér kurzorával a vízszintes vonalzón elhelyezett felső homokóra jelölőn. Egy másik módszer az ablak tetején található menü: a "Formátum" gomb - a "Bekezdés" sor - a "Behúzások és térköz" fül - a "Behúzások" oszlop. Be kell állítania a kívánt értéket az "első sor" cellában, majd kattintson az "OK" gombra.
Az egész szöveg, nem csak a piros vonal áthelyezéséhez mozgassa a homokóra alját a szükséges mennyiséggel. Így formázza betűkkel a "Kinek és kitől" oszlopot. Ugyanez a művelet végrehajtható a fent leírt útvonal követésével, és a számok beillesztésével a "Behúzás" oszlopba a "bal" vagy "jobb" cellába.
Annak érdekében, hogy a szöveg egyenletesen töltse ki az egész dokumentumot, és ne mozduljon el a bal margóra, eloszlathatja az oldal szélességén. Ehhez válassza ki a kívánt bekezdéseket, majd kattintson a "Fit to Width" gombra a formátumsávon. Úgy néz ki, mint egy négyzet alakú vízszintes csík. Ugyanitt középre helyezheti a cím szövegét, vagy epigráf formájában jobbra tolhatja.
A lista funkció akkor kényelmes, ha nagy számú elemet kell felsorolnia, valamint létrehozása után újakat kell felvennie a lista közepére: a számozás automatikusan megváltozik. Számozott vagy felsorolással ellátott lista a formázási panel megfelelő gombjaival vagy a "Formátum" menü "Lista" parancsával állítható be.
A felsorolt funkciók mellett a szövegszerkesztőben megváltoztathatja a betűméretet és -típust, közelebb hozva az üzleti élethez, vagy éppen ellenkezőleg, gratulálva kiemelheti a dokumentum egy részét aláhúzással, dőlt betűvel, félkövérrel vagy színes színnel, csökkentheti az adatokat táblázatba, és végezzen egyéb speciális műveleteket is (képek, ábrák beszúrása).
