Bármely vállalkozás vagy szervezet tevékenysége a tulajdonosi formától függetlenül lehetetlen dokumentumkezelés nélkül, ami tulajdonképpen ennek a tevékenységnek a megerősítése. A dokumentumforgalom egységesítése még a múlt század 79-es éveiben történt, de az akkor létrehozott szabványok kisebb változtatásokkal és kiegészítésekkel ma is érvényesek.
Utasítás
1. lépés
A szervezet tevékenységeinek támogatásához szükséges egységes dokumentumkezelő rendszer három típusú dokumentumot tartalmaz:
- szervezeti;
- adminisztratív;
- információk és hivatkozások.
Az utóbbi típusú dokumentumok az első kettőhöz képest kiegészítő jellegűek, és velük ellentétben nem kötelezőek a végrehajtáshoz. Tartalmaznak minden speciális szolgáltatási információt, amelyek mind a vezetői döntések meghozatalához, mind azok helyes megértéséhez és megvalósításához szükségesek.
2. lépés
A referencia-dokumentumok a következőket tartalmazzák: üzleti hírlevelek; táviratok és telefonos üzenetek; szolgáltatás, jelentés és magyarázó megjegyzések; összefoglalók, áttekintések és tájékoztató jelentések, aktusok. E dokumentumok tartalmát csak ezen információk alapján lehet figyelembe venni, vagy intézkedéseket indukálni. Ez egy fontos része a munkafolyamatnak, amely nélkül lehetetlen bármilyen gyártási folyamatot megszervezni.
3. lépés
Ha bizonyos típusú információkról és referencia-dokumentumokról beszélünk, ezek nagy része általában tájékoztató levelek, amelyekben a szerzők néhány tényt, árukra, közelgő eseményre vagy tevékenységre vonatkozó információt hívnak fel a válaszadó figyelmébe. Lehetnek proaktívak és olyanok is, amelyeket a legmagasabb vezetői szintet képviselő szülői szervezetek kiosztott feladatok végrehajtásáról szóló jelentés formájában írnak. A saját indíttatású értékesítési levelek tájékoztató és referencia dokumentumokra is utalnak.
4. lépés
Összegzés, áttekintés vagy tájékoztató megjegyzés - olyan dokumentumok, amelyek leírják ugyanolyan típusú tényeket, dolgokat vagy eseményeket, amelyekben rövid összefoglaló is jelen lehet, de ez a követelmény nem kötelező. A közönséges igazolások az érdekelt felek vagy magánszemélyek kérésére elkészíthetők, és minden tényt megerősítő dokumentumként szolgálhatnak. Ilyenek például a fizetésről, a család összetételéről, a munka vagy a tanulás helyéről szóló igazolások stb.
5. lépés
A szervizjegyzetek általában információcsereként szolgálnak olyan részlegek között, amelyek nem függnek közvetlenül a gyártástól. A jelentéseket a közvetlen felügyeletnek írják, hogy tájékoztatást nyújtsanak azokról a tényekről, amelyeket az ügyeletben tudnia kell. A munkafegyelem megsértése esetén magyarázatokat használnak, ezeket maguk a szabálysértők írják tettük magyarázata érdekében. Az adott tényt megerősítő jogi aktusokat együttesen készítik el, és az ellenőrzés vagy az akció legalább 3 résztvevője aláírja.
