A dokumentumok leltára egy referenciakönyv, amely feltárja a dokumentumok összetételét és tartalmát, rendszerezi és figyelembe veszi azokat a teljes dokumentumkészleten belül. A nyilvántartások összeállítása a dokumentumok feldolgozásának és megrendelésének fontos állomása, amelynek célja nemcsak a dokumentumok biztonsága, hanem egyértelmű végrehajtásuk is.
Utasítás
1. lépés
Végezze el a dokumentumlista regisztrálását a szervezet fejléces lapján (ha van ilyen). Ez nem kötelező, de kívánatos követelmény az ilyen dokumentumokhoz. Mindenesetre fel kell tüntetni a szervezet nevét.
2. lépés
Írja le a címet, amelynek tartalmaznia kell olyan információkat, amelyek meghatározzák a leltárban szereplő dokumentumok tulajdonjogát. Például: "A büntetőügyben szereplő dokumentumok leltára", "Az igazolási aktában rendelkezésre álló dokumentumok leltára", "A dániai vízummal kapcsolatos dokumentumok leltára" stb. Ha a szervezet rendszeresen készít készleteket, írja le a készlet sorozatszámát.
3. lépés
Hozzon létre egy táblázatot, amely a következő szakaszokból áll: "p / p száma", "dokumentum neve", "lapok száma a dokumentumban". Kérjük, töltse ki az összes felsorolt mezőt. Szükség szerint adjon hozzá keresési oszlopokat a táblához. Például a _ - _ oldalak, az oldalszámok, az érték, a megjegyzés stb.
4. lépés
Írja be a táblázat alá, hogy hány lapot, dokumentumot vagy másolatot tartalmaz a leltár. Írjon számokkal és szavakkal: 3 (három), 25 (huszonöt).
5. lépés
Töltse ki a leltár összeállítását a szervezet vezetőinek aláírásával, akik így vagy úgy felelősek a leltár végrehajtásáért (személyzeti osztály ellenőr, termelési vezető stb.). Írja fel a vezető beosztásának teljes nevét, valamint a vezetéknevének, utónevének és védőszavának átiratát. Ha szükséges, írja be a teljes nevét a dokumentumba. valamint annak a személynek az aláírása, aki átadta és elfogadta a dokumentumokat.
6. lépés
Adja meg a dokumentum dátumát is. A leltár végén és elején egyaránt megtalálható, mind a dokumentum bal, mind jobb oldalán. A szervezet pecsétje nincs feltüntetve a leltárban.
7. lépés
A dokumentumok listáját két példányban állítják össze: az egyik a szervezetben marad, a másikat a megkeresés helyén mutatják be.
