Bármely szervezet tevékenysége dokumentumok kezelésével jár. Néhány közülük idővel elveszíti relevanciáját, és nem használja a munkában. A felesleges papíroktól való megszabadulás érdekében általában megsemmisítik őket. A dokumentumok megsemmisítését az irodai munkában megállapított szabályok szigorú betartásával kell végrehajtani.
Szükséges
- - megsemmisítés;
- - technikai eszközök a dokumentumok megsemmisítésére.
Utasítás
1. lépés
Ellenőrizze a dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó eljárást. Mind a papíralapú, mind az elektronikus formában készült dokumentumokra vonatkozik. Általában a gyakorlati értéküket elvesztett és lejárt tárolási időtartamú dokumentumok megsemmisülnek. Ez elsősorban a személyi és a számviteli dokumentumokra vonatkozik.
2. lépés
Vizsgálat lefolytatása a dokumentumok értékéről. Ennek az eredménynek kell lennie azon papírok kiosztásáról és előkészítéséről, amelyek már nem tartoznak tárolásra. A dokumentumok megőrzési idejét a szervezeti fájlok aktuális nómenklatúrája határozza meg. Bizonyos esetekben a kifejezéseket szövetségi törvények, kormányrendeletek, minisztériumi vagy szabványos dokumentumjegyzékek határozzák meg.
3. lépés
Készítsen aktát a dokumentumok megsemmisítéséről, az egyes fejléccsoportok elé téve a strukturális egység nevét. A hasonló eseteket írja be a jogi aktusba egy általános címsor alatt, feltüntetve az esetek teljes számát. A jogi aktust a szervezet alkalmazottjának kell aláírnia, aki részt vett a dokumentumok értékének vizsgálatában. Ezt követően a törvényt a vezető jóváhagyja.
4. lépés
Válassza ki a megsemmisítés eseteit egy oldalnézet segítségével. Ez lehetővé teszi, hogy ne hagyja ki a szükséges dokumentumot, amely véletlenül került a fájlba. Ha bármely anyag hosszú ideig a tárolóhelyen volt, szelektíven görgethetők a dokumentumok relevanciájának megállapításához.
5. lépés
Válassza ki a jogi aktusban szereplő dokumentumok megsemmisítésének módját. Égeni lehet, vagy erre a célra felhasználható papíraprító. Előfordul, hogy a megsemmisítendő anyagokat ártalmatlanítják egy szakosodott vállalkozásnak, az eljárást elfogadási igazolással és megfelelő számlával állítják össze. Ez utóbbi módszert akkor alkalmazzák leggyakrabban, ha a dokumentáció mennyisége jelentős. A titoktartás érdekében az esetek átadását és megsemmisítését általában a szervezet alkalmazottjának felügyelete mellett végzik.
