Az elutasító levél az üzleti levelezés nagyon specifikus része. Nemleges választ kell tartalmaznia az ügyfél kérésére vagy a partner javaslatára. Ugyanakkor fontos a kapcsolat jó fenntartása a levél címzettjével. Annak érdekében, hogy egyértelműen kifejezze álláspontját, de ne sértse meg a címzettet, és kedvező benyomást hagyjon magáról, kövesse az elutasítás megírásának alapvető szabályait.
Szükséges
- - a szervezet hivatalos levélpapírja;
- - számítógép;
- - Nyomtató.
Utasítás
1. lépés
Készítse el a levelét. Ne hagyja figyelmen kívül a dokumentum-előkészítés ezen szakaszát. Ez lehetővé teszi, hogy rendbe hozza gondolatait, és kiválassza a leghelyesebb kifejezéseket.
2. lépés
Kezdje a szöveget a címzett hagyományos megszólításával: "Kedves Ivan Ivanovics!" vagy "Kedves Ivanov úr!" Ne használjon más megfogalmazást, mert az írásbeli elutasítás hivatalos.
3. lépés
A bal felső sarokban tüntesse fel a levél címzettjét: a cég nevét, beosztását, vezetéknevét, alkalmazottjának kezdőbetűit vagy magánszemély vezetéknevét és kezdőbetűit. A cégével kapcsolatos információk a hivatalos fejlécen találhatók a jobb felső sarokban.
4. lépés
Írja meg a dokumentum törzsét. Először ismételje meg a beérkezett kérést vagy javaslatot. Természetesen nem kell teljesen átírnia a beérkező dokumentum szövegét. Elég néhány szóban összefoglalni lényegét, az üzleti beszéd hagyományos fordulatainak felhasználásával: "A megrendelés másolatának igényével összhangban …" vagy "A kedvezményes hitelezés időtartamának meghosszabbítására irányuló kérelmére válaszolva: tájékoztatjuk … ".
5. lépés
Ezután sorolja fel az elutasítás okait. A nemleges válasz magyarázatának rövidnek, logikusnak, lényegében határozottnak kell lennie, de formája nem lehet kemény. Ne torzítsa a helyzetet, ne mutasson be nem létező tényeket és valótlan érveket. Lehetőség szerint készítsen biztonsági másolatot szavairól a törvényekre és rendeletekre való hivatkozással. De ne menj túlzásba. Túlterhelve a levelet hosszadalmas magyarázatokkal és szókimondó bocsánatkérésekkel, fennáll annak a veszélye, hogy tovább dühíti a címzettet.
6. lépés
Kezdje a levél utolsó részét azzal a szokásos megfogalmazással, amely lehetővé teszi az udvariasság megőrzését, de határozott a döntése során: "A fenti tényeket figyelembe véve sajnos el kell utasítanunk az együttműködést a vállalatával" vagy "Sajnálattal tájékoztatjuk Önt hogy lehetetlen tovább hosszabbítani a hitelkeretet. "…
7. lépés
Próbáljon enyhíteni az elutasításon. Ennek érdekében tájékoztassa a címzettet az együttműködés egyéb lehetőségeiről, a vállalat új szolgáltatásairól, amelyeket kedvezményes feltételek mellett igénybe vehet, arról, hogy kérését egy bizonyos idő elteltével újra megvizsgálhatja, stb. Minden információnak teljesen helytállónak és naprakésznek kell lennie.
8. lépés
Olvassa el újra a levél tervezetét. Javítsa ki a hibákat, hajtsa végre a szükséges kiegészítéseket és javításokat. Az elutasítást nyomtassa ki a szervezet hivatalos fejlécére, írja alá a vezetővel és küldje el a címzettnek.
